Planowanie i budżet

We współpracy z Komitetem Organizacyjnym przygotowujemy szczegółową wycenę organizacji spotkania, w ramach określonego przez klienta poziomu kosztów. W przypadku występowania różnych źródeł finansowania (Komitet Organizacyjny, indywidualni uczestnicy, firmy, sponsorzy) razem z klientem opracowujemy budżet uwzględniający przychody i związane z organizacją wydatki. Jest to szczególnie ważne w przypadku dużych spotkań o rozbudowanym programie i szerokim zakresie świadczeń.

Nie ulega wątpliwości, że decyzja o wyborze miejsca kongresu, konferencji lub innego spotkania posiada kluczowe znaczenie dla powodzenia realizacji. Dlatego od wielu lat utrzymujemy stałą współpracę z ponad 200 hotelami kategorii od ***** do **, posiadającymi najlepsze zaplecze konferencyjne w Polsce. Sale obrad proponujemy również w centrach konferencyjnych, targowych, wystawienniczych, a także w zabytkowych wnętrzach (galerie, muzea, pałace).

Rejestracja On-line i recepcja

  • Uruchamiamy stronę internetową wydarzenia wraz z formularzem rejestracji i rezerwacji świadczeń on-line.
  • Rejestrujemy zgłoszenia udziału uczestników oraz osób towarzyszących przed i w trakcie wydarzenia.
  • Oferujemy obsługę finansową w zakresie przyjmowania i rozliczania należności za rejestrację, noclegi, transfery, bankiety oraz wycieczki.
  • Realizujemy płatności w formie przelewów, gotówki, kart kredytowych, Mail Order oraz on-line w kilku walutach.
  • Na życzenie klienta uruchamiamy oddzielne subkonto oraz wystawiamy faktury w jego imieniu.
  • Korzystamy z własnego komputerowego systemu obsługi kongresów, który usprawnia prowadzenie bazy zgłoszeń, rozliczanie wpłat, przesyłanie potwierdzeń uczestnictwa, wystawianie faktur, przygotowywanie zestawień oraz raportów.
  • W czasie trwania imprezy zapewniamy obsługę recepcji odpowiedzialnej za rejestrację, wydawanie materiałów konferencyjnych, wystawianie faktur itp.
  • Zajmujemy się kompleksowym prowadzeniem sekretariatu spotkania.

Noclegi

  • Proponując obiekty noclegowe bierzemy pod uwagę optymalną odległość od miejsca obrad oraz różnorodność kategorii i cen.
  • Na stronie internetowej konferencji zamieszczamy listę wybranych hoteli z możliwością rezerwacji i płatności on-line.
  • Koordynujemy zakwaterowanie uczestników przed i w trakcie konferencji.
  • Na życzenie organizatora uruchamiamy w hotelach stoiska informacyjne obsługujące uczestników imprezy pod kątem przyjmowania wpłat i wydawania materiałów konferencyjnych.

Technika konferencyjna

Zapewniamy:

  • Profesjonalne nagłośnienie i oświetlenie
  • Rzutniki multimedialne, flip charty, wskaźniki laserowe, mikrofony bezprzewodowe
  • Ekrany plazmowe, telebimy, ekrany LED
  • Rejestrację audio-video na dowolnych nośnikach
  • Zabudowę posterową i wystawienniczą
  • Sprzęt do głosowania
  • Kabiny do tłumaczeń symultanicznych
  • Transmisję obrazu i dźwięku równocześnie do wielu pomieszczeń konferencyjnych, także do pokoi hotelowych i internetu
  • Infrastrukturę sieciową opartą o synchroniczne łącze internetowe
  • Wyposażenie sekretariatu konferencji (komputery, laptopy, aparaty faksowe, drukarki, kserokopiarki, skanery etc.)
  • Nagrzewnice / klimatyzację
  • Agregaty prądotwórcze

Materiały konferencyjne

Zapewniamy uczestnikom:

  • teczki / torby / plecaki konferencyjne wykonane z dowolnego materiału, standardowe lub według zaakceptowanego wzoru z okolicznościowym nadrukiem,
  • identyfikatory imienne tradycyjne lub elektroniczne karty dostępu,
  • długopisy, notesy, plany, mapy, upominki,
  • wstawki do pokoi hotelowych (kosze owoców, albumy)

Zajmujemy się projektowaniem i drukiem wydawnictw konferencyjnych (komunikaty, programy, zaproszenia, certyfikaty uczestnictwa itp.).

Na życzenie organizatora przygotujemy wysyłkę materiałów konferencyjnych do potencjalnych uczestników.

Oprawa plastyczna

Proponujemy projekt i wykonanie kompleksowej oprawy informacyjnej i plastycznej wydarzenia. W ramach tej usługi oferujemy:

  • oznakowanie budynków, sal obrad i ciągów komunikacyjnych planszami oraz banerami,
  • projekt i budowę stanowisk recepcyjnych,
  • aranżację sesji posterowych,
  • budowę stoisk wystawienniczych,
  • projekt dekoracji związanej tematycznie z wydarzeniem,
  • oprawę florystyczną,
  • dodatkowe oświetlenie miejsc oraz elementów dekoracji.

Tłumaczenia

Zapewniamy usługi tłumaczy symultanicznych i konsekutywnych najwyższej klasy, specjalizujących się w wybranych dziedzinach nauki oraz językach.

W salach obrad budujemy kabiny dla tłumaczy.

Imprezy towarzyszące

Wrażenia uczestników i gości z tego typu imprezy wpływają w bardzo dużym stopniu na pozytywny odbiór całej organizacji spotkania.

Zadbamy o niezapomniane wrażenia uczestników, organizując przyjęcia powitalne, recepcje, welcome drink, bankiety na zakończenie konferencji, gale, koncerty w oryginalnych, zabytkowych wnętrzach, w plenerze, w namiotach, na polskiej wsi w folwarkach i skansenach, na barkach i statkach, w specjalnie zaaranżowanych salach wielofunkcyjnych hoteli, w różnych niekonwencjonalnych miejscach.

Zaproponujemy smaczne menu, także z ofertą potraw kuchni polskiej.

Uatrakcyjnimy imprezę programem artystycznym – koncertem znanej gwiazdy, zespołu muzycznego, pokazem mody, pokazem ogni sztucznych.

Zorganizujemy dla uczestników i osób towarzyszących w czasie wolnym od obrad i oficjalnych spotkań interesujący program turystyczny.

Przed i po konferencji oferujemy kilkudniowe wycieczki w najciekawsze regiony naszego kraju.

Gastronomia i catering

Podczas obrad zapewniamy usługi cateringowe na najwyższym poziomie: przerwy kawowe, lunche, kolacje, welcome party oraz bankiety. Dzięki wieloletniej współpracy z profesjonalnymi firmami doradzimy, zaplanujemy i zrealizujemy catering w innych dowolnych miejscach:

  • sprawdzone lokale w centrum miasta
  • folwarki, skanseny
  • kopalnia soli (120 metrów pod ziemią)
  • muzea, galerie
  • namioty
  • obiekty targowe
  • plener (piknik, zawody sportowe).

Transport

Od roku 1987 Jordan Group dysponując własną flotą prowadzi licencjonowane przewozy pasażerskie - zarówno krajowe, jak i zagraniczne.

Oferujemy przejazdy luksusowymi autokarami, minibusami i samochodami osobowymi, limuzynami, dorożkami, melexami, barkami i statkami, a nawet zabytkowym tramwajem.

Zrealizujemy transfery gości na trasie lotnisko / dworzec PKP - hotele, przejazdy do miejsc obrad, zadbamy o sprawne przejazdy naszych gości  na imprezy towarzyszące.

Opracujemy koncepcję wykorzystania transportu i zadbamy o jego prawidłowe funkcjonowanie w czasie trwania konferencji. We współpracy z odpowiednimi służbami miejskimi zapewnimy zmianę organizacji ruchu i pilotaż policyjny.

Imprezy integracyjne i motywacyjne

Dla firm zainteresowanych organizacją imprez integracyjnych dla swoich pracowników lub imprez motywacyjnych dla przedstawicieli kluczowych klientów przygotowujemy specjalne, oryginalne programy, tworzone na bazie najlepszych obiektów hotelowych i przy wykorzystaniu miejscowych atrakcji.

Realizujemy wizję imprezy przedstawioną przez klienta lub przygotowujemy imprezy według naszego pomysłu.

Oferujemy program typu: team building, współzawodnictwo w grupach, interaktywne gry, quizy z nagrodami, pokazy i prezentacje.

Inne usługi

Zapewniamy:

  • zezwolenia na organizację imprez o charakterze masowym,
  • serwis fotograficzny i filmowy,
  • organizację podróży do Polski dla VIP, wykładowców, ekspertów,
  • bilety lotnicze, autokarowe, kolejowe, promowe,
  • pośrednictwo w zakupie biletów na imprezy kulturalno-rozrywkowe,
  • koncerty, pokazy, bale,
  • namioty na imprezy plenerowe,
  • sprzęt sceniczny,
  • możliwość zmiany organizacji ruchu, pilotaż policyjny,
  • usługi agencji ochroniarskich,
  • możliwość wypożyczenia elektrycznych skuterów dla niepełnosprawnych osób - www.wypozyczalnia.jordan.pl