Biuro Kongresów JORDAN - konferencje, kongresy, eventy

Planowanie i budżet

We współpracy z Komitetem Organizacyjnym przygotowujemy szczegółową wycenę organizacji spotkania, w ramach określonego przez klienta poziomu kosztów. W przypadku występowania różnych źródeł finansowania (Komitet Organizacyjny, indywidualni uczestnicy, firmy, sponsorzy) razem z klientem opracowujemy budżet uwzględniający przychody i związane z organizacją wydatki. Jest to szczególnie ważne w przypadku dużych spotkań o rozbudowanym programie i szerokim zakresie świadczeń.

Nie ulega wątpliwości, że decyzja o wyborze miejsca kongresu, konferencji lub innego spotkania posiada kluczowe znaczenie dla powodzenia realizacji. Dlatego od wielu lat utrzymujemy stałą współpracę z ponad 200 hotelami kategorii od ***** do **, posiadającymi najlepsze zaplecze konferencyjne w Polsce. Sale obrad proponujemy również w centrach konferencyjnych, targowych, wystawienniczych, a także w zabytkowych wnętrzach (galerie, muzea, pałace).

Co oferujemy?

opracujemy budżet
przejmiemy obsługę finansową
przygotujemy stronę internetową z możliwością rejestracji i płatności online
zadbamy o techniczną obsługę wydarzenia / sprzęt do transmisji, montaż, próby połączeń, realizację streamingu
przygotujemy platformę do realizacji spotkania a na niej / konkursy, quizy, dyskusje, ankiety /
zadbamy o doskonałą jakość nagrań prelegentów / jeśli taka będzie formuła /
przygotujemy identyfikację wizualną / belki, tła, budowa studia nagrań w miejscu realizacji /
przygotujemy stoiska sponsorskie online oraz strefę networkingową

Rejestracja On-line i recepcja

Uruchamiamy stronę internetową wydarzenia wraz z formularzem rejestracji i rezerwacji świadczeń on-line.
Rejestrujemy zgłoszenia udziału uczestników oraz osób towarzyszących przed i w trakcie wydarzenia.
Oferujemy obsługę finansową w zakresie przyjmowania i rozliczania należności za rejestrację, noclegi, transfery, bankiety oraz wycieczki.
Realizujemy płatności w formie przelewów, gotówki, kart kredytowych, Mail Order oraz on-line w kilku walutach.
Na życzenie klienta uruchamiamy oddzielne subkonto oraz wystawiamy faktury w jego imieniu.
Korzystamy z własnego komputerowego systemu obsługi kongresów, który usprawnia prowadzenie bazy zgłoszeń, rozliczanie wpłat, przesyłanie potwierdzeń uczestnictwa, wystawianie faktur, przygotowywanie zestawień oraz raportów.
W czasie trwania imprezy zapewniamy obsługę recepcji odpowiedzialnej za rejestrację, wydawanie materiałów konferencyjnych, wystawianie faktur itp.
Zajmujemy się kompleksowym prowadzeniem sekretariatu spotkania.

Noclegi

Proponując obiekty noclegowe bierzemy pod uwagę optymalną odległość od miejsca obrad oraz różnorodność kategorii i cen.
Na stronie internetowej konferencji zamieszczamy listę wybranych hoteli z możliwością rezerwacji i płatności on-line.
Koordynujemy zakwaterowanie uczestników przed i w trakcie konferencji.
Na życzenie organizatora uruchamiamy w hotelach stoiska informacyjne obsługujące uczestników imprezy pod kątem przyjmowania wpłat i wydawania materiałów konferencyjnych.

Technika konferencyjna

Zapewniamy:

Profesjonalne nagłośnienie i oświetlenie
Rzutniki multimedialne, flip charty, wskaźniki laserowe, mikrofony bezprzewodowe
Ekrany plazmowe, telebimy, ekrany LED
Rejestrację audio-video na dowolnych nośnikach
Zabudowę posterową i wystawienniczą
Sprzęt do głosowania
Kabiny do tłumaczeń symultanicznych
Transmisję obrazu i dźwięku równocześnie do wielu pomieszczeń konferencyjnych, także do pokoi hotelowych i internetu
Infrastrukturę sieciową opartą o synchroniczne łącze internetowe
Wyposażenie sekretariatu konferencji (komputery, laptopy, aparaty faksowe, drukarki, kserokopiarki, skanery etc.)
Nagrzewnice / klimatyzację
Agregaty prądotwórcze

Materiały konferencyjne

Zapewniamy uczestnikom:

teczki / torby / plecaki konferencyjne wykonane z dowolnego materiału, standardowe lub według zaakceptowanego wzoru z okolicznościowym nadrukiem,
identyfikatory imienne tradycyjne lub elektroniczne karty dostępu,
długopisy, notesy, plany, mapy, upominki,
wstawki do pokoi hotelowych (kosze owoców, albumy)

Zajmujemy się projektowaniem i drukiem wydawnictw konferencyjnych (komunikaty, programy, zaproszenia, certyfikaty uczestnictwa itp.).

Na życzenie organizatora przygotujemy wysyłkę materiałów konferencyjnych do potencjalnych uczestników.

Oprawa plastyczna

Proponujemy projekt i wykonanie kompleksowej oprawy informacyjnej i plastycznej wydarzenia. W ramach tej usługi oferujemy:

oznakowanie budynków, sal obrad i ciągów komunikacyjnych planszami oraz banerami,
projekt i budowę stanowisk recepcyjnych,
aranżację sesji posterowych,
budowę stoisk wystawienniczych,
projekt dekoracji związanej tematycznie z wydarzeniem,
oprawę florystyczną,
dodatkowe oświetlenie miejsc oraz elementów dekoracji.

Tłumaczenia

Zapewniamy usługi tłumaczy symultanicznych i konsekutywnych najwyższej klasy, specjalizujących się w wybranych dziedzinach nauki oraz językach.

W salach obrad budujemy kabiny dla tłumaczy.

Gastronomia i catering

Podczas obrad zapewniamy usługi cateringowe na najwyższym poziomie: przerwy kawowe, lunche, kolacje, welcome party oraz bankiety. Dzięki wieloletniej współpracy z profesjonalnymi firmami doradzimy, zaplanujemy i zrealizujemy catering w innych dowolnych miejscach:

sprawdzone lokale w centrum miasta
folwarki, skanseny
kopalnia soli (120 metrów pod ziemią)
muzea, galerie
namioty
obiekty targowe
plener (piknik, zawody sportowe).

Transport

Od roku 1987 Jordan Group dysponując własną flotą prowadzi licencjonowane przewozy pasażerskie - zarówno krajowe, jak i zagraniczne.

Oferujemy przejazdy luksusowymi autokarami, minibusami i samochodami osobowymi, limuzynami, dorożkami, melexami, barkami i statkami, a nawet zabytkowym tramwajem.

Zrealizujemy transfery gości na trasie lotnisko / dworzec PKP - hotele, przejazdy do miejsc obrad, zadbamy o sprawne przejazdy naszych gości na imprezy towarzyszące.

Opracujemy koncepcję wykorzystania transportu i zadbamy o jego prawidłowe funkcjonowanie w czasie trwania konferencji. We współpracy z odpowiednimi służbami miejskimi zapewnimy zmianę organizacji ruchu i pilotaż policyjny.

Imprezy towarzyszące

Wrażenia uczestników i gości z tego typu imprezy wpływają w bardzo dużym stopniu na pozytywny odbiór całej organizacji spotkania.

Zadbamy o niezapomniane wrażenia uczestników, organizując przyjęcia powitalne, recepcje, welcome drink, bankiety na zakończenie konferencji, gale, koncerty w oryginalnych, zabytkowych wnętrzach, w plenerze, w namiotach,na polskiej wsi w folwarkach i skansenach, na barkach i statkach, w specjalnie zaaranżowanych salach wielofunkcyjnych hoteli, w różnych niekonwencjonalnych miejscach.

Zaproponujemy smaczne menu, także z ofertą potraw kuchni polskiej.

Uatrakcyjnimy imprezę programem artystycznym – koncertem znanej gwiazdy, zespołu muzycznego, pokazem mody, pokazem ogni sztucznych.

Zorganizujemy dla uczestników i osób towarzyszących w czasie wolnym od obrad i oficjalnych spotkań interesujący program turystyczny.

Przed i po konferencji oferujemy kilkudniowe wycieczki w najciekawsze regiony naszego kraju.

Imprezy integracyjne i motywacyjne

Dla firm zainteresowanych organizacją imprez integracyjnych dla swoich pracowników lub imprez motywacyjnych dla przedstawicieli kluczowych klientów przygotowujemy specjalne, oryginalne programy, tworzone na bazie najlepszych obiektów hotelowych i przy wykorzystaniu miejscowych atrakcji.

Realizujemy wizję imprezy przedstawioną przez klienta lub przygotowujemy imprezy według naszego pomysłu.

Oferujemy program typu: team building, współzawodnictwo w grupach, interaktywne gry, quizy z nagrodami, pokazy i prezentacje.

Inne usługi